职位描述
1. 综合管理与协调
- 跨部门统筹
协调各部门(如生产、销售、财务、技术)之间的协作,解决流程冲突。例如,组织月度经营分析会,汇总生产进度、库存数据、市场反馈,推动问题解决。
- 行政事务管理
负责办公环境维护、车辆调度、会议组织(如董事会筹备)、档案管理(合同、公文归档)等,确保行政支持到位。
- 资产管理
统筹企业固定资产(如办公楼、车辆、办公设备)的登记、调配、报废,定期盘点并优化使用效率。
2. 制度与流程建设
- 制度制定与修订
牵头编制企业管理制度(如《差旅报销标准》《办公用品管理办法》),定期修订以适应业务变化。
- 标准化推进
推动流程优化,例如简化采购审批流程,将原5级审批压缩至3级,提升效率。
- 合规性监督
确保企业运营符合法律法规(如劳动法、环保法规),组织内审或配合外部审计。
3. 人力资源支持
- 招聘与培训协助
配合人力资源部组织招聘面试、新员工入职培训(如企业文化宣贯、办公系统操作培训)。
- 绩效考核参与
协助制定部门考核指标(如行政部门响应时效、后勤满意度),跟踪执行情况。
- 员工关系管理
处理员工投诉、福利协调(如食堂餐饮质量改进、班车路线优化)。
4. 预算与成本控制
- 费用管控
编制年度行政预算(涵盖办公费、差旅费、接待费等),监控执行情况,对超支部门提出预警。
- 资源优化
推动节能降耗措施,例如推行无纸化办公、集中采购办公用品降低单价。
- 外包服务管理
监督保洁、安保、食堂等外包服务商,通过KPI考核(如投诉率≤2%)控制服务质量。
5. 安全与风险防控
- 安全管理
统筹企业安全(如消防安全演练、防疫物资储备)、环保(如废弃物合规处理)和应急管理(制定台风/停电应急预案)。
- 风险排查
定期检查办公区域隐患(如电路老化、消防通道堵塞),督促整改。
- 危机处理
主导突发事件应对(如劳动纠纷、媒体负面报道),协调法律顾问和公关团队。
6. 企业文化建设
- 文化活动组织
策划年会、团建、节日活动(如春节联欢、员工运动会),增强团队凝聚力。
- 文化宣贯
通过内刊、宣传栏、推送价值观案例,推动企业文化落地。
- 员工关怀
落实员工福利(如生日礼物、健康体检),建立困难员工帮扶机制。
7. 对外联络与接待
- 政府关系维护
对接工商、税务、环保等部门,完成年检、资质申报(如高新技术企业认定)。
- 商务接待
安排客户、上级单位参观接待(如路线规划、会议室布置、礼品准备)。
- 公共关系管理
处理媒体采访、社区关系(如参与公益活动提升企业形象)。
8. 战略支持与决策辅助
- 信息整合
收集行业政策、市场动态,编制简报供管理层参考(如“双减”政策对教育行业的影响分析)。
- 决策执行
分解企业战略目标,监督各部门执行进度(如数字化转型中IT系统落地的协调)。
- 专项项目管理
牵头推进企业级项目(如新办公楼搬迁、ISO 9001体系认证)。