任职资格与能力要求
1.经验背景：大专及以上学历，具备3年以上工程项目文控或资料管理经验，熟悉项目建设流程。
2.知识技能：
精通文件管理全流程与档案管理规范。
能熟练操作Office办公软件及至少一种专业文档管理系统。
具备基础的工程图纸识读能力。
3.核心素质：
极致细心与责任心：对文件细节有高度的敏感性和严谨性。
出色的沟通与推动力：能够有效协调内外各方，确保流程畅通。
条理清晰与抗压能力：能在项目高峰期并行处理多项任务，并保持工作有序。
强烈的保密意识：严格遵守公司及项目的保密规定。
主要工作内容与细节
（一） 文件收发与日常流转控制
1.收文管理：
作为项目唯一官方收文窗口，统一接收内外来文。
收到文件后2个工作小时内完成系统登记、分类并赋予唯一项目编码。
根据既定规则，精准分发给内部责任人，并跟踪处理进度，对临期、逾期文件进行催办。
2.发文管理：
对外发送文件前，执行最终合规性审查，确保文件编码、格式、签字/审批流程完整无误。
对审核无误的文件加盖受控章，通过规定渠道正式发出，并完整记录发送状态。
（二） 对分包商的专项文件管理
1.事前指导：向分包商提供标准文件模板与编制要求，必要时提供提交前预审服务。
2.过程监控：依据合同计划，跟踪分包商文件提交进度，对逾期行为及时发出书面催办通知。
3.质量检查：严格审核分包商提交的文件包，确保其完整性（如材料报验单必须附带齐全的证明文件）与合规性。
4.绩效报告：定期汇总并发布分包商文件提交与质量情况报告，并将其文件管理表现与履约考核挂钩。
（三） 图纸管理与版本控制
1.版本管理：确保现场使用的永远是有效的最新版施工图纸。
2.关键细节：新版图纸发布后，必须在24小时内回收并标记所有旧版作废图纸，严防误用。
3.分发追溯：建立图纸分发与签收记录，确保图纸发放到具体的施工班组或责任人，实现全链路追溯。
4.变更跟踪：详细记录每次图纸升版的原因、内容及影响范围，保证变更过程清晰可查。
（四） 项目归档与最终移交
1.过程收集：在项目各阶段同步收集需要归档的文件原件，并定期盘点，及时追补缺失文件。
2.整理组卷：项目结束时，严格按照国家规范及业主要求，对全部文件进行整理、分类、编目和装订。
3.数字化与备份：将所有纸质文件高质量扫描，并进行多重备份（如服务器、云盘、移动硬盘）。
4.正式移交：准备完整的移交清单，与接收方办理正式档案移交手续，完成文件管理的最终闭环。